TEHNIK PERSIDANGAN

TEKNIK PERSIDANGAN

1.   Pengertian Persidangan

Dalam dinamika suatu organisasi formal, persidangan adalah bentuk diskusi penting untuk mendapatkan kesepakatan yang memiliki kepastian hukum dan bersifat mengikat. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan.

Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

Hal kesepakatan dari suatu persidangan berisi ketetapan dan atau keputusan yang tegas dan jelas.

·       Ketetapan suatu persidangan pada dasarnya bersifat sinergis, berlaku baik ke dalam maupun keluar kadang disertai peraturan tambahan.

·       Keputusansuatu persidangan umumnya bersifat praktis dan hanya berlaku ke dalam saja.

Persidangan cukup disebut rapat, namun tidak semua rapat dapat disebut sebagai persidangan.

Yang berperan dalam Rapat

1.   Pemimpin Rapat.

2.   Peserta Rapat.

3.   Undangan dan nara sumber.

4.   Materi/bahan rapat.

5.   Tata ruang dan tempat duduk.

2.   Jenis Persidangan

Jenis persidangan dibagi kedalam rapat-rapat, dalam hal ini akan dipaparkan 2 (dua) jenis persidangan, yaitu persidangan secara umum dan persidangan ala HMI.

a.   Persidangan secara umum, terdiri dari rapat :

ü Sidang Pari purna:

Ø  Rapat Lengkap yang dihadiri semua anggota, pihak-pihak terkait dan     undangan.

Ø  Bersifat umum dan terbuka.

Ø  Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

Ø  Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang

Ø  Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

ü Sidang Pleno:

Ø  Bagian dari rapat pari purna, membicarakan hal detail.

Ø  Diwakili semua unsur anggota

Ø  Sifatnya tertutup/terbatas.

Ø  Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

Ø  Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

Ø  Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee

Ø  Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

ü Sidang Komisi

Ø  Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

Ø  Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

Ø  Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi

Ø  Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut

Ø  Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

3.   Alat-alat Kelengkapan Sidang

a.   Pimpinan Sidang

Pimpinan sidang adalah para individu yang dianggap mampu memimpin rapat, terdiri dari ketua dan wakil ketua dan dibantu oleh sekertaris. Pada awal persidangan

Pimpinan sidang ditetapkan oleh Floor lewat musyawarah/pemilihan. Pimpinan Sidang hendaknya berkarakter penuh percaya diri, berdedikasi tinggi, pandai berkomunikasi, demokratis, mampu bersikap tegas dan adil, serta berani mengambil keputusan yang beresiko dengan mantap dan yakin.

ü Tugas Ketua 

Ø Membuka jalannya sidang, menjelaskan permasalahan sidang dengan pengantar yang singkat, padat, jelas, proporsial dan netral.

Ø Mengarahkan sidang dan mengatur suasana rapat dengan baik.

Ø Menekankan peserta sidang berbicara lugas, singkat dan padat.

Ø Memberi cukup kesempatan kepada peserta sidang untuk :

·     Memberi usulan/masukan

·     Memberi sanggahan

·     Melakukan hak jawab

·     Memberi Interupsi

Ø Menegur peserta sidang yang melanggar tata tertib sidang.

Ø Melakukan skorsing sidang.

Ø Dibantu wakil ketua dan sekretaris membuat kesimpulan.

Ø Mengesahkan keputusan rapat dan kemudian menutup sidang.

ü Tugas Wakil Ketua

Ø Mendampingi ketua

Ø Menggantikan ketua untuk sementara waktu atau selama masa sidang yang tersisa.

Ø Tugas yang diemban sama dengan ketua sidang

ü Tugas Sekretaris sidang

Ø Mencatat segala bentuk administrasi sidang.

Ø Menindaklanjuti semua amanat dari pimpinan sidang.

b.   Peserta Sidang

ü Peserta penuh, umumnya merupakan anggota dari organisasi yang bersangkutan. Biasanya mempunyai hak bicara dan haksuara

ü Peserta Peninjau, umumnya adalah individu, tokoh atau pejabat yang berkaitan dengan lingkungan organisasi tersebut. Biasanya hanya mempunyai hak bicara.

ü Peserta Undangan, semua pihak yang diundang oleh organisasi tersebut. Biasanya hanya mempunyai hak bicara saja.

c.    Palu Sidang

Palu sidang merupakan lambang otoritas pimpinan sidang dan penentu keabsahan ketetapan atau keputusan sidang. Palu sidang ini berperan nyata bila ketukan sesuai aturan konvensional yang berlaku.

Aturan Ketukan palu :

ü Ketukan palu 1 kali :

·     Persetujuan keputusan biasa; berlakuhanya dalam pengesahan rancangan tata tertib rapat dan rancangan agenda acara rapat.

·     Pengesahan keputusan per-pasal/per-point (tidak dapat ditijau kembali, apabila tata tertib rapat telah sah), bersifat sementara.

·     Pergantian pimpinan sidang.

·     Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

·     Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang (≤ 15 menit).

·     Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru (PK).

ü Ketukan palu 2 kali :

·     Pengesahan sebagian keputusan atau keputusan antara dari seluruh rancangan. keputusan (bila rapat akan diskorsing)

·     Menskors dan mencabut kembali skorsing untuk waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang, makan (>15 menit).

Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu. Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

·     Pengesahan terpilihnya nama-nama calon dalam suatu pemilihan oleh peserta sidang, namun belum dibuat secara tertulis.

ü Ketukan 3 kali :

·     Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

·     Pengesahan semua keputusan/ketetapan final dari hasil sidang.

ü Ketukan palu tambahan :

·     Ketukan palu lebih dari 3 kali dengan interval pendek atau ketukan 3 kali dengan interval panjang berarti pimpinan sidang meminta perhatian peserta sidang.

4.   Quorum Dan Pengambilan Keputusan

a)   Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC)

b)  Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan

c)   Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

5.   Interupsi

Adalah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

Macam macam interupsi antara lain :

·     Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Mis. saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.

·     Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (mis. informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).

·     Interruption of clarification, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.

·     Interruption of explanation, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.

·     Interruption of personal privilege/rehabilitation, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :

·     Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang

·     Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan

·     Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang